Digitalización y metadatación del Archivo General de la Administración

Digitalización y metadatación del Archivo General de la Administración

El Gobierno inicia la digitalización y metadatación del Archivo General de la Administración Pública autonómica

Permitirá, por un lado, sustituir la conservación en soporte papel por su preservación digital permanente, y, por otro, fomentar la transparencia, la interoperabilidad y la explotación de datos, que estarán recogidos en un entorno abierto gracias a la metadatación

Se trata de un proyecto piloto, financiado con fondos Next Generation EU, con cargo al Mecanismo de Recuperación y Resiliencia (MRR), que cuenta con un presupuesto de 1.304.999,99 euros y un plazo de ejecución de 14 meses

Durante algo más de un año, se llevará a cabo la digitalización de más de cinco millones de páginas pertenecientes a expedientes administrativos ubicados en diferentes archivos departamentales

El objetivo, además de la conservación permanente de la documentación del Archivo General, es su posterior integración en el archivo electrónico único, para su puesta a disposición de las personas investigadoras, otras administraciones y la ciudadanía en general

La Consejería de Administraciones Públicas, Justicia y Seguridad, que dirige Julio Pérez, ha iniciado, a propuesta de la Dirección General de Modernización y Calidad de los Servicios, la digitalización del Archivo General de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias (CAC) y el proceso de digitalización de documentación con vigencia administrativa, un proyecto piloto, financiado con fondos Next Generation, con cargo al Mecanismo de Recuperación y Resiliencia (MRR), que cuenta con un presupuesto de 1.304.999,99 euros y un plazo de ejecución de catorce meses.

Esta iniciativa tiene como objetivo ejecutar la primera fase de la transición del actual Archivo General de la Administración Pública autonómica al Archivo General Digital, mediante la implementación de actuaciones masivas de digitalización y metadatación –los datos relevantes se registran en un entorno abierto– de una parte de la documentación conservada de forma permanente en el citado archivo, y su posterior importación e integración en el archivo electrónico único, para que actúe como unificador y conservador del patrimonio documental de la Administración Pública de la CAC.

Con ello también se persigue facilitar la puesta a disposición de las personas investigadoras, otras administraciones y de la ciudadanía en general de este patrimonio, fomentando, de este modo, la transparencia, la interoperabilidad y la explotación de datos –que estarán recogidos en un entorno abierto–, con la previsión de sustituir la conservación en soporte papel por su preservación digital permanente en el Archivo Electrónico Único de la Administración Pública autonómica.

El Gobierno inicia la digitalización y metadatación del Archivo General de la Administración Pública autonómica

Además, en esta primera fase, está prevista la transformación en documentación electrónica e integración en su correspondiente expediente digital de documentación con valor histórico e informativo, pero con vigencia administrativa, como puede ser toda la relativa al movimiento asociativo.

A través de este proyecto piloto se quiere determinar el alcance en coste y tiempo de estos procesos de digitalización sustitutiva, con el propósito de planificar sucesivas anualidades hasta la configuración completa del Archivo General Digital de la Administración Pública de la CAC.

Teniendo en cuenta que se trata de un proyecto innovador, en el que se incluye, además, un subproyecto piloto de incorporación de Inteligencia Artificial al metadatado para su evaluación, el sistema y los resultados obtenidos permitirán protocolizar y regular los requerimientos y directrices de los procesos de digitalización sustitutiva que garanticen jurídicamente, en aquellos casos que sea posible, la eliminación de los originales físicos sustituidos por expedientes electrónicos auténticos e interoperables. Unas pautas que podrán servir de orientación a otras administraciones que decidan emprender iniciativas similares.

Con este motivo, recientemente tuvo lugar un encuentro entre representantes del Gobierno de Canarias y de la empresa adjudicataria, en el que se expuso que, durante algo más de un año, se llevará a cabo la digitalización de más de cinco millones de páginas pertenecientes a expedientes administrativos ubicados en diferentes archivos departamentales.

Seguridad y confidencialidad

Este proceso se realizará en instalaciones del Gobierno por personal propio de la empresa y bajo estrictas medidas de seguridad y confidencialidad, incluyendo la extracción de datos relevantes de los documentos que permitan una gestión más eficiente de los expedientes, y por tanto una mejora en la atención a los ciudadanos.

Conviene recordar que, en sus orígenes, y al amparo del artículo 14 de la Ley 3/1990, de 22 de febrero, de Patrimonio Documental y Archivos de Canarias, el Archivo General de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias tuvo como principal atribución la competencia de recoger, conservar y servir toda la documentación de las instituciones propias de la CAC y recopilar en el soporte adecuado la documentación histórica.

Años después, en el Decreto 76/2003, de 12 de mayo, por el que se aprobó el Reglamento del Sistema de Gestión Documental y Organización de los archivos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, se configuró el Archivo General como un centro director del Sistema de Archivos y se ampliaron sus funciones iniciales, eminentemente de custodia y conservación, a las de organización, tratamiento y servicio de los documentos con valor histórico, determinándose también su participación en el establecimiento de los valores de la documentación para disponer la conservación, eliminación y difusión de la misma.

Consecuentemente, el Archivo General se constituía como centro coordinador de los archivos centrales de todas las consejerías, organismos autónomos y entidades públicas empresariales, que recibiría de estos los documentos con valor histórico para garantizar su integridad y conservación permanente, por cuanto constituían y constituyen parte del patrimonio documental canario.

Finalmente, es el actualmente vigente Decreto 160/2006, de 8 de noviembre, por el que se aprobó el Reglamento de Gestión Documental y Organización de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, el que configura el Archivo General como unidad administrativa adscrita a la consejería competente en materia de archivos, ratificándose sus funciones como archivo receptor de las series documentales con valor histórico custodiadas en los archivos centrales departamentales y como garante de la integridad y conservación permanente de dichos documentos.

Sin embargo, 32 años después de su creación por la citada Ley 3/1990, de 22 de febrero, el Archivo General de la Administración Pública de la CAC nunca ha tenido entidad física ni contado con instalaciones de depósito, por lo que en ningún momento ha podido ejecutar el fin para el cual fue concebido, es decir, como sistema receptor, conservador y difusor del patrimonio documental canario.

Como consecuencia de ello, la documentación con valor histórico de la Administración Pública de la CAC ha permanecido custodiada todos estos años por los archivos centrales departamentales, muchos de los cuales no cumplen los requisitos mínimos para la preservación documental a largo plazo, con el subyacente riesgo de pérdida o deterioro del patrimonio documental canario.

En el marco de la modernización y de la administración digital, que lleva implícita la adaptación al escenario del expediente electrónico, con el consecuente objetivo de cero papel, la constitución de un depósito de custodia de documentación tradicional, en soporte papel, pierde el sentido, pero se mantiene la acuciante necesidad de configurar e implementar un archivo unificador y conservador del patrimonio documental canario, dotado, además, de todas las herramientas para facilitar su uso.

De ahí que se haya considerado determinante configurar en formato digital el Archivo General de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias previsto en la Ley 3/1990 de 22 de febrero, y regulado en el Decreto 160/2006, de 8 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento del Sistema de Gestión Documental y Organización de los archivos dependientes de la Administración Pública de la CAC, como fase definitiva del Archivo Electrónico Único reglado en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y eslabón imprescindible en la cadena evolutiva digital.

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